Come impaginare listini prezzo e cataloghi in automatico e senza magia

La vera magia per impaginare listini prezzo e cataloghi in automatico e senza errori consiste nel trovare il software più adatto che faccia risparmiare risorse di tempo e di soldi

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Listini prezzo e cataloghi con bacchetta magica

Impaginare listini prezzo e cataloghi automaticamente non è magia!

Impaginare listini prezzo e cataloghi con la bacchetta magica non è una cosa possibile. L’impaginazione automatica non è un unicorno volante ma può essere un cavallo di razza, potente ed affidabile.

Sul mercato si trovano molte soluzioni che promettono di impaginare listini e cataloghi in modo automatico. Nonostante il risultato possa sembrare identico il procedimento con il quale si arriva alla soluzione è molto differente. Scegliere con attenzione la tecnologia con la quale ottenere i risultati desiderati è molto importante se non si vuole avere brutte sorprese a lavori iniziati.

Le tipologie in cui si possono dividere i metodi per impaginare listini, cataloghi, brochure in modo automatico sono tre: tramite plugin, utilizzando un Service o con un software.

Connettere Excel a InDesign

Impaginare listini e cataloghi in modo automatico non significa solo collegare InDesign ad un database.

Il primo metodo che analizziamo è il plugin. Ci sono molti plugin in commercio di differenti prezzi per impaginare listini e cataloghi. Ciò che li accomuna è che devono essere installati all’interno di InDesign per poter essere utilizzati.

La comodità di questa soluzione è avere tutto all’interno di un solo software. Il limite è che i plugin devono essere reinstallati ogni volta che viene installata una nuova realise di InDesign e che il loro utilizzo in relazione all’essere automatici si limita prevalentemente all’aggiornamento dei prezzi. Ogni altra lavorazione di modifica dovrà essere gestita dal graphic designer.

Dobbiamo ricordare però che anche InDesign, in lavori relativamente semplici di collegamento, ci viene in aiuto senza l’ausilio di plugin. Non tutti conoscono, infatti, la funzione chiamata unione dati che permette il collegamento tra il foglio excel e il documento di InDesign.
É una funzione semplice ed essenziale che permette di automatizzare la creazione di schede, biglietti da visita in modo da velocizzare il lavoro e non commettere errori in fase di copia e incolla dei dati. Anche in questo caso tutta la parte riguardante l’aspetto grafico è eseguita dal graphic designer.

Risparmiare tempo e soldi per fare listini prezzo e cataloghi

Il vantaggio economico passa dalla conoscenza del metodo di impaginazione utilizzato.

Il secondo metodo per impaginare listini in modo automatico, che andremo ad analizzare, è il Service.

Scegliere un Service significa affidare ad una società di grafica il compito di collegare il vostro database ad un documento InDesign tramite un plugin o un software di impaginazione assistita come Fastcat (in questo articolo vi spieghiamo la differenza tra impaginazione automatica e impaginazione assistita).
Il documento IDD graficamente finito e con i dati inseriti e collegati a excel sarà consegnato al cliente insieme al software utilizzato per il collegamento. Questo permetterà al cliente di aggiornare in autonomia i dati e le descrizioni, ma nel caso siano eliminati o aggiunti articoli bisognerà contattare nuovamente il Service o qualcuno che intervenga sulla struttura grafica.

Il vantaggio di questo metodo è che il cliente avrà i cataloghi e listini esattamente come desidera, senza limitazioni di personalizzazione, proprio perché il lavoro di impaginazione viene fatto a mano.

L’aspetto negativo di questo metodo è che il cliente non sarà mai indipendente. Ogni minima modifica grafica, ogni aggiunta o cambiamento di struttura diventerà una richiesta di modifica. L’attesa del risultato dipenderà dalla disponibilità del Service e questo si trasformerà in aumento dei costi e ritardo nella consegna.

Ha differenza dell’uso del plugin (che si suppone venga utilizzato dal grafico interno all’azienda) chi si affida ai Service delega il lavoro di impaginazione dei cataloghi e listini esternamente.

Come con l’utilizzo del plugin però i tempi di lavorazione saranno molto lunghi. Ecco perchè l’utilizzo del Service è consigliato a tutti coloro che prima di cominciare la realizzazione di listini prezzo e cataloghi hanno già tutti i dati definitivi a disposizione e non prevedono modifiche dell’ultimo momento.

Listini prezzo e cataloghi realizzati in automatico

Non serve la bacchetta magica per ottenere listini prezzo e cataloghi come si desidera.

Il terzo metodo di impaginazione di cui parleremo e il software.

Cataloghi e listini prezzo sono divisi in strutture e ogni struttura può avere delle sottostrutture che comprendono informazioni quali descrizioni, tabelle comparative, elenchi, prezzi, immagini ecc. Tutti questi dati devono essere organizzati e impaginati graficamente. La possibilità di rendere personalizzata ogni parte del catalogo, secondo le esigenze del cliente, non è un limite che i veri software di impaginazione automatica come FrameEditor hanno.

Ma come fa un software ad impaginare automaticamente listini prezzo e cataloghi?

Per rispondere a questa domanda dobbiamo dividere ogni progetto editoriale in due parti: la progettazione grafica e la creazione delle regole che permettono l’impaginazione automatica.

Dalla grafica alla generazione automatica di listini prezzo e cataloghi

La prima parte è affidata al graphic designer. In base alle richieste aziendali dovrà creare gli stili grafici che serviranno sia per la personalizzazione della parte visiva del progetto editoriale come i colori delle sezioni, i tipi di font utilizzati, le impostazioni grafiche delle tabelle ecc, sia per essere utilizzati nella creazione delle regole di impaginazione.

Gli stili di paragrafo, di carattere, di tabella, di cella e di oggetto, come abbiamo già raccontato in questo articolo, sono infatti delle risorse preziose ed indispensabili in InDesign.

La creazione delle regole che renderanno automatico la creazione delle strutture delle tabelle, l’inserimento dei dati, delle descrizioni, delle immagini e renderanno possibile la generazione automatica di listini prezzo e cataloghi, sarà affidato ad un dipendente formato appositamente per l’utilizzo del software.

Per togliere, aggiungere, spostare articoli o sezioni all’interno di listini prezzo e cataloghi non sarà più necessario l’intervento del graphic designer ma diventerà un’operazione totalmente gestita dal software che genererà automaticamente su InDesign o FrameMaker. Questa impostazione di lavoro permetterà di fare grandi cambiamenti dell’ultimo minuto rispettando i tempi di consegna.

Il limite di questa soluzione è che i software automatici hanno bisogno della formazione di una risorsa interna aziendale che impari ad utilizzarlo. Dato il completo controllo sulla personalizzazione e sull’automatismo che il software mette a disposizione per impaginare listini prezzo e cataloghi, imparare ad utilizzarlo richiederà impegno e costanza.

Se fino ad oggi siete stati abituati a realizzare cataloghi e listini a mano sapete bene quanto possa essere un lavoro lungo, dispendioso e con un’alta probabilità di errori. Se siete arrivati fino in fondo a questo articolo è perchè siete in cerca di una soluzione che semplifichi il vostro lavoro. Ogni soluzione di cui vi abbiamo parlato ha i suoi vantaggi e i suoi limiti, adesso sta a voi valutare la soluzione che più si adatta alle vostre esigenze nel presente ma soprattutto nel futuro.

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