Come preparare un database xlsx per collegare un foglio di calcolo a InDesign e lavorare con Fastcat.

La parte più importante di ogni lavoro ben fatto è quella che avviene prima di cominciare l’impaginazione: la preparazione del database xlsx.

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Collegare un foglio di calcolo a InDesign è molto semplice, ma per far sì che avvenga nel modo corretto cominciamo a lavorare sul database xlsx.

Ognuno di noi è abituato ad organizzare il proprio database xlsx a modo suo, ma ci sono delle regole indispensabili da seguire se vogliamo collegare un foglio di calcolo ad InDesign e sfruttare le possibilità messe a disposizione da Fastcat. Abbiamo già visto, nell’articolo Realizzare una pubblicazione multilingua, come impostare il database xlsx per realizzare velocemente e con precisione una pubblicazione multilingua. Adesso approfondiamo l’argomento.

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Database xlsx creato con Microsoft Excel?

Cominciamo con il dire che la bacchetta magica non esiste. Chiunque pensa che per collegare un foglio di calcolo a InDesign e aggiornare automaticamente i documenti, non debba fare nulla, è un inguaribile sognatore. Preparare un database xlsx è comunque una cosa semplice ma fondamentale, ad iniziare dalla scelta del software.

Per creare un database xlsx non è necessario utilizzare Microsoft Excel, sarà sufficiente utilizzare un software che salva in formato xlsx. Software come Numbers per macOS, OpenOffice e anche google fogli, sono delle valide alternative, l’importante è che il formato di uscita sia xlsx. È importante inoltre non utilizzare nessun grafico o altro elemento che differisca da un semplice foglio di calcolo.

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Da dove partiamo per collegare un foglio di calcolo a InDesign?

La prima e fondamentale operazione è assicurarsi che all’interno di ogni foglio di lavoro ci sia un codice univoco. Per i pochi che non lo conoscono il codice univoco (sku, codice prodotto, codice artico, ecc…) è il valore all’interno del database xlsx associato unicamente ad ogni singola riga (record) del foglio. Tale codice è il requisito fondamentale e indispensabile affinché Fastcat possa aggiornare i documenti InDesign.

Nel caso non esistesse tale codice sarà necessario crearne uno ad hoc.

È importante inoltre sapere che il codice univoco riferito ad ogni specifico articolo non dovrà mai cambiare nel tempo, perché se ciò accadesse non si potrebbe più aggiornare il documento InDesign.

Cos’altro bisogna sapere per creare un database xlsx?

Ci sono altre impostazioni che devono essere rispettate affinché Fastcat possa funzionare correttamente:

  • la prima riga del foglio di calcolo deve contenere i nomi di ogni colonna;
  • ogni colonna deve contenere un nome univoco;
  • nei campi e nei nomi delle colonne non si possono utilizzare la sequenza di caratteri _1_ oppure _2_ oppure _3_ perché andrebbero in conflitto con il tag inserito da Fastcat in InDesign, non permettendo l’aggiornamento;
  • nei nomi dei campi non è possibile utilizzare caratteri speciali.

Come impostare il database xlsx con il riferimento alle immagini?

Se all’interno del database xlsx dovessero essere indicate delle immagini, i modo per inserirle sono due.

Se si decide di utilizzare una cartella unica per tutte le immagini e non averle sparse all’interno del computer, è sufficiente scrivere il nome dell’immagine comprensivo di estensione. In seguito in fase di preparazione del progetto in Fastcat bisognerà indicarne la cartella.

Il secondo metodo è quello di scrivere il path completo alla immagine.

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